本会は法令順守及び本会としての方針を明確にするため、下記の通り個人情報ご方針を2023（令和5）年5月に定めました。
豊多摩同窓会の個人情報保護方針
豊多摩同窓会（以下「同窓会」）は個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の保護に関する法律その他関係法令を遵守し、以下の方針に基づき同窓会会員および定款に定める客員（以下「客員」）の個人情報の保護に努める。
1.同窓会における個人情報の定義
同窓会における個人情報とは、「個人情報の保護に関する法律」において定義された個人情報を指す。国の行政機関である個人情報保護委員会が定める「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に基づき、具体例を以下に示す。
(1) 会員および客員本人の氏名
(2）連絡先（住所・電話番号・メールアドレス）、本人の属性（性別、旧姓、卒業年（期）、在籍のクラス、在籍時の所属部活動・同好会、卒業後の所属、肩書など）に関する情報、について、それらと本人の氏名を組み合わせた情報
(3）その他、特定の個人を識別できる情報
2.個人情報の取得
個人情報の利用目的を明確にし、卒業時の同窓会入会届、事務局からの問合せなどを通じて、適正かつ公正な手段により個人情報を取得する。
3.個人情報の利用
同窓会は、個人情報を以下の利用目的の達成に必要な範囲内で利用する。以下に定めのない目的で個人情報を利用する場合、あらかじめ本人の同意を得た上で行なう。
(1) 名簿の作成・管理
(2) 会報等の資料送付
(3) 同窓会が主催する行事に関する情報発信
(4) クラス会、同期会、部活動・同好会のOB・OG会の開催に際し、夫々の代表幹事からの要請に対応した情報提供
(5) その他、同窓会の運営に必要と判断される事項についての同窓会からの連絡
4.個人情報の管理
同窓会は、会員の個人情報を保護するために以下の項目を実施する。
(1) 個人情報を正確かつ最新の状態に保ち、不正アクセス・紛失・破壊・改ざん・漏洩または目的外の利用・提供などのないように、適切な管理を実施する。
(2) 同窓会は、個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な管理を実施する。
(3) 個人情報保護管理者は、個人データの漏えいや滅失などにより、個人の権利利益を害するおそれがあると判断される場合は、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告する。
(4) 同窓会は、この方針を実行するために、個人情報保護に関する運用規定を制定し、これを徹底させて実施するとともに当該運用規定を継続的に見直し、改善をはかる。
5.個人情報の開示
同窓会では、原則として会員本人からの申し出があった場合に、その内容を確認し、必要に応じて登録情報を開示する。
6.個人情報の第三者への提供
同窓会は、個人情報保護法等の法令に定めのある場合を除き、個人情報をあらかじめ本人の同意
を得ることなく、第三者に提供しない。但し、クラス会、同期会、部活動・同好会のOB・OG会の代表幹事に対しては、当該組織に代表幹事が所属し、個人情報保護方針を遵守することを確認した上で、要請に基づいて個人情報を提供する。
7.会務の一部委託に際しての制限
同窓会が会報や会員名簿等の印刷・案内状の送付等を外部委託する場合は、個人情報の安全管理措置が図られている委託先を選定し、必要かつ適切な監督を行う。
8.本方針の変更
本方針の全部または一部の改訂は、理事会の決議による。重要な改訂の場合には 豊多摩同窓会公式サイトに一定期間掲載するなど必要な措置を講じる。
9.その他
附則
１.本方針は2023年5月20日から施行する。